ご利用の流れ

• ３階、４階、６階の当財団貸会議室エリア等に手指の消毒液を設置しています。
• 会議室使用が終了する度に、清掃時に消毒液ですべての机・椅子・ドアノブ・照明スイッチの清拭を行っています。

• 備付け設備により、厚生労働省推奨の必要換気量(一人あたり毎時30㎥)を満たす換気を常時行っています。

• 会議室利用日の１年前の日から予約することができます。
• このホームページからご希望の会議室、利用日、時間区分等を選んで、お申し込みください。
• 同一の利用日であれば、一回の予約申込手続きにより５室までの会議室を同時に予約することができます。
• 併せて、マイク、プロジェクター等の有料備品もお申込みいただくことができます。
• ホームページからの申込手続きが済むと、その旨を自動返信メールによりお知らせします。
• 予約申込された会議室には、他から予約は入りません。
• 「仮予約」のシステムはありません。
• 「会議名、主催者名の表示」については、予約申込時にホームページから入力してください。（詳しくはこちら）
• 午前の時間区分（9:00～12:00）を予約される場合、別途料金により、会議準備等のため開始前１時間（8:00～9:00）の使用を同時に予約することができます。（詳しくは、貸出条件(Ⅳ.使用時間)をご覧ください）

• 管理者にて申込内容を確認の上、「予約の確定通知メール」をお送りします。
• このメールを受理いただくことにより、予約手続きが完了・確定します。
• 予約申込内容を確認し通知するまでに数日を要することがあります。
• 京都経済センター（中小企業応援センターフロア）貸会議室使用規約（PDF:553KB)に基づきお申込みを承認できない場合がありますので、ご了承ください。
• 「予約申込」完了後、次のいずれかの方法により、「予約申込日と同日」のうちに「申込みの取消」をお申し出いただいた場合は、予約申込みがなかったものとして取り扱います。
  この場合、キャンセル料は発生しません。
  ⑴ホームページの「会議室キャンセル申請」から手続きを行い、キャンセル申請の申し出をいただく。
  ⑵メール、FAXにて、予約番号を明記し取消の旨のお知らせをいただく。
• リマインドメールについて
  承認された予約に対して利用日の40日前に通知されます。
  ※会議室の利用まで40日以内の間に予約された場合は通知されません。

• 上記2「予約の確定通知メール」は、請求書を兼ねています。
• 請求額、振込先等を記していますので、指定の銀行口座にお振込みください。当方では現金は取り扱っていません。
• 納付期限は、会議室利用日の10日前（利用日10日前を過ぎて予約が確定する場合は、利用日の前日）となります。
• いったん振り込まれた備品料金は、理由のいかんを問わず返金しません。
• ご入金が無い場合でも、自動的にキャンセル扱いとはなりませんので、キャンセルされる場合は必ず手続きをしてください。（貸出条件(Ⅷ.キャンセル)についてをご参照ください）
• 納期期限を過ぎても入金が確認できない場合は、管理者から連絡を差し上げた上で、ご予約を取り消すことがあります。

• 上記2「予約完了」後、備品の変更を行う場合は、このホームページ「備品の変更」から行ってください。
  上記1「予約申込」の際に登録いただいたEメールアドレスによりログインすることができます。
• 「備品の変更」手続きについても、まず申請いただき（自動返信メールで受理をお知らせ）、管理者が内容を確認した上で「備品変更の確定通知メール」をお送りし、手続きが完了・確定します。
• 「備品変更の確定通知メール」は、請求書を兼ねています。
• 会議室利用日の10日前を過ぎると、備品使用料総額が減額となる備品変更はできません。

■食事

• 会議室内で食事をとる場合は、事前に４階管理事務所まで所定の届け出をしてください。なお、飲酒を含む飲食の場合も同様に届出をしてください。
• ゴミ等は必ずお持ち帰りいただき、会議室内や建物内にゴミを放置・廃棄しないでください。
• なお、会議室ご利用者による会議室外（交流スペース等）でのお食事はご遠慮ください。
• 届出様式はこちら（WORD:19KB)：PDF:106KB)）（貸出条件(Ⅴ.予約・使用上の留意事項)をご参照ください）

■時間区分外の使用（時間外使用）

• 朝8:00～9:00の時間外使用のみ、事前予約が可能です。（詳しくはこちら）

■会議名、主催者名の表示変更

• 会議室予約申込時にホームページに入力された表示内容を変更する場合は、下記お問合せ先までご連絡ください。（詳しくはこちら）

■会議室の下見

• 会議室の下見は、平日9:00～17:00の間で対象の会議室が利用されていない時間帯に限り可能です。ただし30分以内といたします。
• 直前に予約が入り会議室が利用される場合は下見ができませんので、下見日時を予めお約束することはできません。
• 下見をご希望の際は、まず下記お問合せ先までご連絡ください。

■お荷物の送付

• 会議室利用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、管理者にて会議室利用日の前日に受け取ることができます。ただし、土曜、日曜、祝日、休館日は受領できません。
• 会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりません。（詳しくこちら）

• 予約した会議室をキャンセルする場合は、このホームページ「会議室のキャンセル」から手続きを行ってください。
  上記1「予約申込」の際に登録いただいたEメールアドレスによりログインすることができます。
• 予約全体のキャンセル、一部の会議室や時間区分のキャンセル、いずれも可能です。
• 「会議室キャンセル」手続きについても、まず申請いただき（自動返信メールで受理をお知らせ）、管理者が内容を確認した上で「キャンセル確定通知メール」をお送りし、手続きが完了・確定します。
• 会議室使用をキャンセルすると、当該会議室に併せて予約された備品も自動的にキャンセルされます。
• 会議室利用日30日前からキャンセル料が発生します。
• 「キャンセル確定通知メール」は、キャンセル料の請求書を兼ねています。
• キャンセル料の納付期限は、確定通知日から10日後となります。

• 会議室ご利用当日は、予約された時間区分の開始時刻20分前に解錠します。
  ただし、時間外使用をされる場合は、時間外使用の開始時刻に解錠します。
• 会議室扉は、管理事務所が遠隔操作により解錠/施錠しますので鍵のお渡しはありません。当日はご予約の会議室まで直接お越しください。
• 当日に備品の変更を希望される場合、備品利用状況に応じて可能な範囲で対応します。
• 当日に備品の追加等が行われた場合、使用料は、利用日から10日後を期限に銀行振込いただきます。（貸出条件(Ⅶ料金のお支払い)をご参照ください）

1. 当ホームページでの表示について

予約日以降、トップページ「本日の会議情報」の下段「会議情報」欄に表示します。

(※表示が不要の場合は、「非公開設定」にチェックを入れてください。)

2. 会議室利用当日の表示について

下記の３か所で、各々の内容を表示します。

(※表示が不要の場合は、「非公開設定」にチェックをいれてください。)

1) デジタルサイネージでの表示

当ビルの２階ホワイエ、各階エレベーターホール等にデジタルサイネージが設置されており、こちらに表示します。

2) 会議室のフロア入口にてサインスタンド等での表示

3) 会議室の出入ドアに紙(A4サイズ、横位置）での表示

３.表示内容の変更を希望される場合について

予約日以降、表示内容の変更をご希望の場合は、ご利用日の２日前（※２日前が土日祝・休館日に該当する場合は、さらにその前日（平日）の正午）までに、下記、お問合せ先までメールにてご連絡ください。（※ホームページからはお申込みできません）

会議室利用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、管理者にて会議室利用日の前日に受け取ることができます。
ただし、次のことにご留意ください。

• 必ず事前にご連絡ください。
• 土曜、日曜、祝日、休館日は受領できません。
• 貴重品、コワレモノは送付しないでください。
• 多量のお荷物をお預かりすることはできません。（※台車１台に納まる程度までを目安とします。)
• 到着時に、個数確認程度は可能ですが詳細な内容確認はできません。
• 保管中のお荷物に対する責任は負いかねます。
• 常温での保管となります。

なお、会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりません。近隣のコンビニ店舗等をご利用ください。

【連絡先・送付先】

ご予約済みのご利用者におかれては、予約確定通知メールに予約番号が記載されていますので、お問合せの際は予約番号をお知らせください。

（公財）京都産業２１ 京都経済センター支所
（中小企業応援センターフロア管理事務所）
電話　075-708-3333（月～金の平日／8:30～12:00、13:00～17:15）
FAX　075-708-3262
Email　office@keizai-center.kyoto