ご利用の流れ
新型コロナウイルス感染拡大防止に配慮した会議室貸出について
京都経済センター（中小企業応援センターフロア）におきましては、京都産業21新型コロナウィルス感染拡大予防ガイドライン(PDF:131KB)に基づき、適切な感染拡大防止対策を講じて会議室の貸出を行っています。
1. 会議室定員の変更（減員）
- 適用期間は、随時見直しを行います。
2. 消毒の一層の徹底
- 京都経済センターの建物すべての出入口に手指の消毒液を設置しています。
- ３階、４階、６階の当財団貸会議室エリアの出入口に手指の消毒液を設置しています。
- 会議室使用が終了する度に、清掃時に消毒液ですべての机・椅子・ドアノブ・照明スイッチの清拭を行っています。
3. 適切な換気
- 備付け設備により、厚生労働省推奨の必要換気量(一人あたり毎時30㎥)を満たす換気を常時行っています。
会議室ご利用の皆様におかれましては感染拡大防止にご理解、ご協力いただき、次のことを実行いただきますようお願いします。
- 発熱や風邪の症状のある場合は、会議等への参加を控えてください。
- マスクを着用してください。
- 会議室では、人との間隔を１～２ｍ確保してください。
- 主催者におかれては、万一の場合に参加者と連絡が取れるよう参加状況を把握してください。
会議室ご利用の流れ（１）
会議室のご予約等は、ホームページからのみ受け付けています。
なお、ご利用日の直前に手続きをされる場合は、「会議室ご利用の流れ（２）」をご覧ください。
- 会議室の申込条件、使用上の制限・禁止行為・留意事項等の貸出条件を十分ご確認の上、予約をお願いします。
- 入力いただくEメールアドレスが誤っている場合、以降の通知メールがお申込み者に到達しませんのでご注意ください。
- 予約確定後、会議室使用料等のご請求は、自動返信メールによる請求書となります。別途、書面による請求書発行をご希望の場合は、予約申込時に「事務局への連絡事項」欄にその旨をご記入ください。
1. 会議室の予約申込
- 会議室利用日の１年前の日から予約することができます。
- このホームページからご希望の会議室、利用日、時間区分等を選んで、お申し込みください。
- 同一の利用日であれば、一回の予約申込手続きにより複数の会議室を同時に予約することができます。
- 併せて、マイク、プロジェクター等の有料備品もお申込みいただくことができます。
- ホームページからの申込手続きが済むと、その旨を自動返信メールによりお知らせします。
- 予約申込された会議室には、他から予約は入りません。
- 「会議名、主催者名の表示」については、予約申込時にホームページから入力してください。（詳しくはこちら）
- 午前の時間区分（9:00～12:00）を予約される場合、別途料金により、会議準備等のため開始前１時間（8:00～9:00）の使用を同時に予約することができます。（詳しくは、貸出条件をご覧ください）
2. 会議室の予約完了
- 管理者にて申込内容を確認の上、「予約の確定通知メール」をお送りします。
- このメールを受理いただくことにより、予約手続きが完了・確定します。
- 予約申込内容を確認し通知するまでに数日を要することがあります。
- 京都経済センター（中小企業応援センターフロア）貸会議室使用規約（PDF:279KB)に基づきお申込みを承認できない場合がありますので、ご了承ください。
- 「予約申込」完了後、入力間違い等によりキャンセルされる場合は、予約申込日と同日にキャンセル申込の手続きをされた場合に限りキャンセル料を免除します。
3. 会議室料金・備品料金のお支払い
- 上記2「予約の確定通知メール」は、請求書を兼ねています。
- 請求額、振込先等を記していますので、指定の銀行口座にお振込みください。当方では現金は取り扱っていません。
- 納付期限は、会議室利用日の10日前（利用日10日前を過ぎて予約が確定する場合は、利用日の前日）となります。
- いったん振り込まれた備品料金は、理由のいかんを問わず返金しません。
- 納付期限を過ぎても入金が確認できない場合は、管理者にてご予約を取り消すことがあります。また、ご入金がない場合、自動的にキャンセル扱いとはなりませんので、キャンセルされる場合は必ず手続きをしてください。（貸出条件をご参照ください）
4. 備品の変更（新規、追加、数の変更）
- 上記2「予約完了」後、備品の変更を行う場合は、このホームページ「備品の変更」から行ってください。
上記1「予約申込」の際に登録いただいたEメールアドレスによりログインすることができます。 - 「備品の変更」手続きについても、まず申請いただき（自動返信メールで受理をお知らせ）、管理者が内容を確認した上で「備品変更の確定通知メール」をお送りし、手続きが完了・確定します。
- 「備品変更の確定通知メール」は、請求書を兼ねています。
- 会議室利用日の10日前を過ぎると、備品使用料総額が減額となる備品キャンセルはできません。
5. 会議室利用のための準備等
■食事
- 会議室内で食事をとる場合は、事前に所定の届け出をしてください。（ホームページ内で申請はできません）
- ゴミ等は必ずお持ち帰りいただき、会議室内や建物内にゴミを放置・廃棄しないでください。
- なお、会議室ご利用者による会議室外（交流スペース等）でのお食事はお断りします。
- 届出様式はこちら（WORD:15KB：PDF:110KB）（貸出条件をご参照ください）
■時間区分外の使用（時間外使用）
- 朝8:00～9:00の時間外使用のみ、事前予約が可能です。（詳しくはこちら）
■会議名、主催者名の表示変更
■会議室の下見
- 会議室の下見は、対象の会議室が利用されていない時間帯に限って可能です。
- 直前に予約が入り会議室が利用される場合は下見ができませんので、下見日時を予めお約束することはできません。
- 下見をご希望の際は、まず下記お問合せ先までご連絡ください。
■お荷物の送付
- 会議室利用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、管理者にて会議室利用日の前日に受け取ることができます。ただし、土曜、日曜、祝日、休館日は受領できません。
- 会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりません。（詳しくこちら）
6. 会議室のキャンセル
- 予約した会議室をキャンセルする場合は、このホームページ「会議室のキャンセル」から手続きを行ってください。
上記1「予約申込」の際に登録いただいたEメールアドレスによりログインすることができます。 - 予約全体のキャンセル、一部の会議室や時間区分のキャンセル、いずれも可能です。
- 「会議室キャンセル」手続きについても、まず申請いただき（自動返信メールで受理をお知らせ）、管理者が内容を確認した上で「キャンセル確定通知メール」をお送りし、手続きが完了・確定します。
- 会議室使用をキャンセルすると、当該会議室に併せて予約された備品も自動的にキャンセルされます。
- 会議室利用日30日前からキャンセル料が発生します。
- 「キャンセル確定通知メール」は、キャンセル料の請求書を兼ねています。
- キャンセル料の納付期限は、確定通知日から10日後となります。
7. 会議室のご利用当日
- 会議室ご利用当日は、予約された時間区分の開始時刻20分前に解錠します。
ただし、時間外使用をされる場合は、時間外使用の開始時刻に解錠します。 - 会議室扉は、管理事務所が遠隔操作により解錠/施錠します。当日はご予約の会議室まで直接お越しください。
- 当日に備品の変更を希望される場合、備品利用状況に応じて可能な範囲で対応します。
- 当日に備品の追加等が行われた場合、使用料は、利用日から10日後を期限に銀行振込いただきます。（貸出条件をご参照ください）
会議室ご利用の流れ（２）
通常、ご予約されようとする会議室利用日の２日前の正午に、ホームページからの申込み受付を終了します。（ただし、土日祝・休館日が間に入る場合は、終了の日時が早くなります。）
この期間中の手続きについては、まず下記のお問合せ先までご連絡の上、個別に必要な手続きを行ってください。
- 会議室の申込条件、使用上の制限・禁止行為・留意事項等の貸出条件を十分ご確認の上、予約をお願いします。
- 書面に記載いただくEメールアドレスが誤っている場合、以降の通知メールがお申込み者に届きませんのでご注意ください。
- 予約確定後、会議室使用料等のご請求はメールによる請求書となります。別途、書面による請求書発行をご希望の場合は、予約申込時に事務局にお伝えください。
会議室キャンセル料について
会議室使用をキャンセルする場合、キャンセル申請日が次の期間内である時は、次に掲げる区分と割合によるキャンセル料をお支払いいただきます。
なお、予約完了後、キャンセル料の発生する期間に他の会議室に変更を希望される場合は、下記のお問合せ先までご連絡ください。
| 会議室使用に係るキャンセル申請の時期 | 会議室料金に対する割合 |
|---|---|
| 貸会議室使用日の31日以上前のキャンセルの場合 | 0% |
| 貸会議室使用日の30日前から16日前のキャンセルの場合 | 20% |
| 貸会議室使用日の15日前から前日のキャンセルの場合 | 50% |
| 貸会議室使用日の当日のキャンセルの場合 | 100% |
- 会議室予約申込日がすでに「貸会議室使用日の30日前」の期間に入っている場合、キャンセルされると上表に掲げるいずれかの区分と割合によるキャンセル料が発生しますので、ご注意ください。
- 「予約申込」手続きが完了すれば、当該会議室は他のかたが予約できない状態になりますので、「承認」前であってもキャンセル料の適用対象となります。
- 備品料金、会議室時間外料金は、キャンセル料の適用対象にはなりません。
時間区分外の使用（時間外使用）について
■8:00～9:00の時間外使用
- 午前の時間区分（9:00～12:00）を予約されている場合、会議準備等のため開始前１時間（8:00～9:00）の使用を、予約することができます。（有料）
- 会議室の解錠は8:00となります。
- 会議室を予約される際に同時に予約される場合は、ホームページから申込をすることができます。
- いったん会議室予約を済ませた後にご希望される場合は、別途、手続きが必要です。（ホームページ内で申込はできません）
- 予約申込様式はこちら（詳しくは、貸出条件をご覧ください。）
■その他の時間帯の時間外使用
- 8:00～9:00の時間外使用を除いて、事前に予約することはできません。会議室の利用当日に、他の会議室の利用状況によってご利用可能となる場合があります。（有料）（詳しくは、貸出条件をご覧ください。）
会議名、主催者名の表示について
■予約日以降の表示
1) 当ホームページでの表示
トップページ「本日の会議情報」の下段「会議情報」に表示します。
| 表示時期 | 予約日以降 |
|---|---|
| 表示内容 | 開催日時、会議名、主催者名、会議室名、メッセージ（希望の場合） |
- ＊非表示を希望される場合
- 予約申込の情報入力時に、「非公開設定」にチェックを入れてください。
- ＊表示内容の変更を希望される場合
- 電話、FAXまたはメールにてご連絡ください。
■会議室利用当日の表示
1) デジタルサイネージでの表示
当ビルの２階ホワイエ、各階エレベーターホール等にデジタルサイネージが設置されており、こちらに表示します。
| 表示時期 | 利用当日 予約の時間区分により表示開始時刻が変わります。 午前区分の表示開始時刻 7:30 午後区分の表示開始時刻 12:00 夜間区分の表示開始時刻 17:00 |
|---|---|
| 表示内容 | 開催時刻、会議名、主催者名、会議室名 |
2) 会議室の出入口ドアの横位置に、紙により表示します。
| 表示時期 | 利用当日 |
|---|---|
| 表示内容 | 会議名 |
- ＊非表示を希望される場合
- 予約申込の情報入力時に、「非公開設定」にチェックを入れてください。
- ＊表示内容の変更を希望される場合
- 利用日の2日前（土日祝は算入しません）までに、電話、FAXまたはメールにてご連絡ください。
お荷物の送付について
会議室利用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、管理者にて会議室利用日の前日に受け取ることができます。
ただし、次のことにご留意ください。
- 必ず事前にご連絡ください。
- 土曜、日曜、祝日、休館日は受領できません。
- 貴重品、コワレモノは送付しないでください。
- 多量のお荷物をお預かりすることはできません。
- 到着時に、個数確認程度は可能ですが詳細な内容確認はできません。
- 保管中のお荷物に対する責任は負いかねます。
- 常温での保管となります。
なお、会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりません。近隣のコンビニ店舗等をご利用ください。
【連絡先・送付先】
〒600-8009
京都市下京区四条通室町東入函谷鉾町78番地
京都経済センター４階 425室
京都産業２１ 京都経済センター支所
電話 075-708-3333（月～金の平日／8:30～12:00、13:00～17:00）
※ 荷物送付の際は、ご予約者様名・利用日・会議室名を必ず記載してください。
お問合せ先
ご予約済みのご利用者におかれては、予約確定通知メールに予約番号が記載されていますので、お問合せの際は予約番号をお知らせください。
（公財）京都産業２１ 京都経済センター支所
（中小企業応援センターフロア管理事務所）
電話 075-708-3333（月～金の平日／8:30～12:00、13:00～17:00）
FAX 075-708-3262
Email office@keizai-center.kyoto