ご利用の流れ
2019年6月14日までに会議室の予約を完了されたお客様（備品の予約について）
備品の予約については、「備品料金表」をご覧いただき、所定の申込書に必要事項をご記入の上、EメールまたはFAXにてお申し込みください。当ホームページからの予約はできませんので、ご了承ください。
新型コロナウイルス感染拡大防止に配慮した会議室貸出について
2020年5月21日、「新型コロナウイルス感染拡大防止のための京都府における緊急事態措置」が解除されたことを受け、次のとおり、京都府の感染拡大防止要請を踏まえた会議室の貸出を行います。皆様におかれましては、感染拡大防止の趣旨にご理解、ご協力いただきますようお願いいたします。
◆感染拡大防止への配慮
(1) 会議室定員の変更（減員）※
(2) 消毒の一層の徹底（ご利用者向け消毒液の設置、会議室使用前後の消毒、廊下等共用スペースの消毒）
※ 適用期間は、ひとまず2021年3月31日使用分までとします。適用期間は、随時見直しを行います。
会議室ご使用の皆様におかれましては、次のことを実行いただきますようお願いします。
(1) 発熱や風邪の症状のある場合は、会議等への参加を控えてください。
(2) マスクを着用してください。
(3) 会議室では、人との間隔を１～２ｍ（できれば２ｍ）確保してください。
(4) 主催者におかれては、万一の場合に参加者と連絡が取れるよう参加状況を把握してください。
予約の手順
１. 予約の申し込み
会議室使用日の１年前の日から予約することができます。
- (1) 空室状況の確認
- トップページの「利用条件から検索する」で想定する使用条件を設定の上、空室状況を確認してください。
- (2) 会議室を選択
- 「予約可」となっている箇所から、予約する部屋を選び、「予約する」ボタンを押して進んでください。
- (3) 予約内容の確認
- 会議室の使用条件、使用上の制限・禁止行為・留意事項を十分ご確認の上、予約内容を確認してください。
- (4) オプションの選択
- 「オプションを選択してください」からマイク、プロジェクター等必要な有料備品を選択してください。
- (5) 団体情報入力
- 「団体情報入力」ボタンを押して進んでください。会議名および団体情報を入力し、確認画面で確認の上、ご予約の申し込みをしてください。
以上により、会議室予約の申し込みが完了しました。ただし、これは仮予約です。
◆予約申し込み内容の確認に数日を要することがあります。
２.予約の完了 ～予約手続き完了のお知らせメールの受信
管理者が予約申し込みについて確認を行い、「予約手続き完了のお知らせメール」をお送りします。これを受信いただくことにより、会議室ご使用の予約が確定します。
◆入力いただいたメールアドレスが誤っている場合、予約手続き完了等のお知らせメールがお申込み者に到達しません。メールアドレスの誤入力がないようご注意ください。
◆「京都経済センター（中小企業応援センターフロア）貸会議室使用規約(PDF:288KB)」に基づきお申込みを承認できない場合がありますので、ご了承ください。
３.会議室使用料等のご請求とお支払い、キャンセル
「会議室使用料等のお支払いについて」「キャンセル料の取扱い」をご覧ください。
会議室予約をキャンセルをされる場合は、「キャンセル」メニューから必要な手続きをしてください。
◆納付期限を過ぎても入金が確認できない場合は、管理者にてご予約を取り消すことがあります。
なお、ご入金がない場合、自動的にキャンセル扱いとはなりませんので、キャンセルされる場合は必ず手続きをしてください。
４.会議室のご使用
５.当日の有料備品追加等があれば、会議室使用後にお支払い（銀行振込）いただきます。
会議名、法人・団体名の表示について
１.ご予約日以降の表示
■当ホームページでの表示
トップページにある「本日の会議情報」の最下段に「会議情報」を設けており、こちらに表示します。
［表示時期］ご予約日以降
［表示内容］会議名、法人・団体名
［非表示を希望される場合］予約申込みの情報入力時に「掲載は希望しない」の□にチェックを入れてください。
［表示の変更］電話、FAXまたはメールにてご連絡ください。
２.会議室ご使用当日の表示
■デジタルサイネージでの表示
当ビルの２階ホワイエ、各階エレベーターホール等にデジタルサイネージが設置されており、こちらに表示します。
［表示時期］ご使用当日（使用時間区分により表示開始時刻が変わります）
［表示内容］会議名、法人・団体名
■会議室の出入口ドアの横位置に、紙により表示します。
［表示時期］ご使用日当日
［表示内容］会議名
＊非表示を希望される場合
予約申込みの情報入力時に「当日の案内表記は希望しない」の□にチェックを入れてください。
＊表示内容変更を希望される場合
ご使用日の2日前（土日祝は算入しません）までに、電話、FAXまたはメールにてご連絡ください。
会議室使用料等のお支払いについて
１.請求について
- 「予約手続き完了のお知らせメール」は、「会議室・有料備品使用料の請求書」を兼ねており、会議室・有料備品のご使用料の金額、銀行振込先等を記載しています。
- なお、別途、書面による請求書発行をご希望の場合は、下記のお問合せ先までご連絡ください。
２.納付期限、お支払方法等
- 納付期限は、原則として、使用日の30日前とし、予約完了日が使用日の30日前以降となる場合は請求書発行後7日又は使用日の前日のいずれか早い日とします。
- お支払方法は、管理者が指定する銀行口座にお振込みいただきます。
- いったん振り込まれた有料備品の使用料は、理由の如何を問わず返金しません。
３.会議室や有料備品の変更について
- 予約手続き完了後に会議室を変更する場合は、このホームページから予約済み会議室をキャンセルした上で、新たに会議室予約手続きを行ってください。キャンセル料の発生する期間に会議室を変更する必要がある場合は、下記のお問合せ先までご連絡ください。
- 会議室は変更せずに有料備品のみを変更する場合は、このホームページ「キャンセル」から手続きすることができます。キャンセル画面より有料備品の予約数のみを変更してキャンセル（変更）を申請してください。
４.当日の変更について
- 会議室使用の当日に有料備品の変更を行う場合は、備品利用状況に応じて可能な範囲で対応します。
- 当該変更により追加して発生する使用料については、会議室使用日以降に請求書をお送りしますので、請求書発行後14日を納付期限に銀行振込をお願いします。
キャンセル料の取扱い
- 会議室使用を取り消したい場合は、このホームページ「キャンセル」から手続きすることができます。
- ホームページから取消の申し出があった場合は、管理者にて確認の上、「キャンセルの承認」のメールをお送りしますので、これをもって手続きが完了します。
- ただし、キャンセル申出日が次の期間内である時は、次に掲げる区分と割合によるキャンセル料をお支払いいただきます。
| 取消申出の時期 | 会議室使用料に対する割合 |
|---|---|
| 貸会議室使用日の31日以上前の取消の場合 | 0% |
| 貸会議室使用日の30日前から16日前の取消の場合 | 20% |
| 貸会議室使用日の15日前から前日の取消の場合 | 50% |
| 貸会議室使用日の当日の取消の場合 | 100% |
【ご利用前のお荷物について】
会議室使用時に必要となるお荷物を事前に発送される場合は、会議室使用日の前日に受け取り可能です。
ただし、次ことにご留意ください。
- 土曜・日曜・祝日・休館日は受領できません。
- 必ず事前にご連絡ください。
- 貴重品を送付しないでください。
- 保管中のお荷物に対する責任は負いかねます。
送付先・連絡先
〒600-8009
京都市下京区四条通室町東入函谷鉾町78番地
京都経済センター４階 425室
京都産業２１ 京都経済センター支所
電話 075-708-3333（月～金の平日／8:30～12:00、13:00～17:00）
※ ご利用者様名・利用日・会議室名を必ず記載してください。
【ご利用後のお荷物について】
会議終了後のお荷物の発送は、当方では取り扱っておりません。
近隣のコンビニ店舗等をご利用ください。
お問合せ先
（公財）京都産業２１ 京都経済センター支所
（中小企業応援センターフロア管理事務所）
電話 075-708-3333（月～金の平日／8:30～12:00、13:00～17:00）
FAX 075-708-3262
Email office@keizai-center.kyoto